Posso enviar mais de um arquivo da ECD em virtude da mudança do contador ou do sistema de contabilidade?
No Boletim Informativo da semana passada, abordamos as penalidades relacionadas ao atraso na entrega da ECD ou à entrega do arquivo com informação omitida, inexata ou incompleta. Este é um assunto que vem angustiando as empresas que, no ano de 2013, mudaram de sistema ou de Contador, pois tais mudanças geram bancos de dados diferentes e responsabilidades diferentes. Com isso, estas empresas fazem um esforço hercúleo para gerar um arquivo único do Sped Contábil, tentando unificar duas ou mais bases de dados distintas. O problema é que esta unificação de bases distintas geralmente resulta em muitas falhas na ECD ou em atrasos na entrega do arquivo. Em ambos os casos, as penalidades são significativas.
Importante ressaltar que é possível enviar mais de um arquivo da ECD em virtude da mudança do sistema de contabilidade ou do contador, um arquivo diferente para cada período. Isso porque, como regra geral, o livro é mensal, podendo conter mais de um mês se não ultrapassar 1 GB, ou seja, sendo de um único mês, não existe limite de tamanho. Outras regras devem ser respeitadas: todos os meses devem estar contidos no mesmo ano; não deve conter fração de mês (exceto nos casos de abertura, cisão, fusão, incorporação ou extinção); e havendo mais de um mês, não pode haver “furo” na sequência de meses.
Se houver mudança de contador no meio do período, a elaboração e transmissão da ECD devem ser providenciadas pelo Contador responsável durante o período. Se um Contador, por exemplo, foi o responsável pela contabilidade do primeiro trimestre, deverá elaborar e transmitir ECD referente àquele período (Janeiro a Março). O novo contador se responsabilizará pela elaboração e transmissão da ECD relativa ao período de Abril a Dezembro. Resumindo, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.
No caso de migração para outro sistema, não há impedimento legal para que os arquivos da ECD sejam gerados de maneira separada (referentes a períodos distintos). Se a contabilidade foi elaborada por um contador em determinado período, fica a responsabilidade deste em entregar o Sped Contábil. Já com a mudança de contabilidade e/ou de sistema, os exercícios destacados devem ser entregues pelo contabilista atual.